Avlevering og periodisering
Avlevering eller deponering - For kommunalt arkivmateriale foregår overlevering til depot som ei deponering, Til forskjell frå avlevering, så overtek depotinstitusjonen ved ei deponering oppgåva med forvaltning av materialet, medan ansvaret og råderetten fortsatt ligg til kommunen.[1]
[1] Henta frå arkivverkets rettleiing Generelt om avlevering og deponering.
Arkivverket har rettleiingar til dette arbeidet:
Vi periodiserer arkiv som ikkje lenger er i bruk, for å få betre oversikt i arkivet. Når eldre saker blir teken ut i eigen arkivdel vert søketreff i den nye arkivdelen meir aktuelle for brukaren. I følge arkivforskrifta §13 skal vi periodisere dei delane av arkivet som ikkje lenger er i bruk.
I følge arkivforskrifta § 18 skal offentlege organ avlevere/deponere eldre og avslutta arkiv til depot. Saksarkiv normalt etter 25-30 år, personregister normalt etter 10 år. Kommunen har kjøpt depotplass hjå IKA Møre og Romsdal der arkiva vert oppbevart på ein trygg måte for ettertida.