Tidspunkt for periodisering

Perioden for saksarkiva skal i regelen følgje kalenderåret. Vi bør periodisere kvart 8. år.[1]

I tillegg periodiserer vi ved byte av sak/arkivsystem, ved større organisatoriske endringar og ved endring av arkivnøkkel.

Gjennomføring av periodisering

Når ein periode sluttar set vi strek i saksarkivet. No skal ingen nye saker arkivleggast i denne bolken. Vi skil mellom skarpt periodeskilje og periodeskilje med overlappingsperiode.

Ved periodisering skal arkiv frå førre periode setjast bort eller plasserast i historiske databaser.

Skarpt periodeskilje

Ved skarpt periodeskilje set vi bort alle dokument som vart registrert i den avslutta perioden. Alle saker vert avslutta. Aktive saker vert oppretta på ny i den nye perioden og vi lagar kryssreferanse/lenke mellom sakene.

Det skal alltid vere skarpt periodeskilje ved overgang til nytt sak/arkivsystem, store organisatoriske endringar og skifte av arkivnøkkel.

Periodisering med overlappingsperiode

Overlappingsperiode nyttar vi for lettare å skilje ut avslutta saker. Overlappingsperioden bør vere på 1 til 2 år. Saker med nye dokument i overlappingsperioden skal over i den nye perioden.

Når overlappingsperioden er slutt, skal alle aktive saker og alle saker det har kome til nye dokument i flyttast over til ny periode. Den «gamle» perioden, med tilhøyrande avslutta saker, vert stengt for vidare registreringar. Frå no av må vi lage kryssreferanse/lenke dersom det vert oppretta ei arvtakarsak i den nye perioden.

Ved aktive saker som trekker ut i tid skal det settast skarpt skille, iflg. rettleinga til arkivverket.

Fysisk arkiv:

I det fysiske arkivet kan vi i overlappingsperioden flytte sak for sak, etter kvart som det kjem til dokument, over til ny periode (nytt arkivskap). Legg inn referansekort for å vise at saksmappa er ført over til ny arkivdel. Om det vert oppretta ny sak etter overlappingsperioden er over gjer vi tilsvarande, legg referansekort i den gamle arkivdelen. Tilsvarande gjer vi ved skarpt periodeskille.

Når overlappingsperioden er over skal den gamle arkivdelen vere slik den er, den høyrer no til bortsettingsarkivet og skal seinare over til depot.

I samband med at vi periodiserer snakkar vi gjerne om ulike stadier for arkivet: aktivt arkiv (daglegarkivet), bortsettingsarkivet (mellomarkivet), eldre og avslutta arkiv (fjernarkivet).

Ved bortsetting skal det gå tydeleg fram kva materiale som tilhøyrer ein bestemt periode. Dei enkelte arkivstykka skal merkast med følgjande opplysningar:

• Namn på arkivskapar
• Namn på arkivserie
• Eventuelle arkivkodar (frå/til)
• Periode (frå/til)

Objektarkiv

Når vi periodiserer saksarkivet kan vi vurdere også å periodisere objektarkiv (personalmapper/ elevmapper osv) med same periodeinndeling.

Døme: Vi periodiserer saksarkivet med ein periode frå 2020-2028. Då set vi også vekk alle personalmapper på tilsette som har slutta i perioden 2020-2028 i ein arkivdel (PERS1), alle elevar som har gått ut av grunnskulen i perioden 2020-2028 i ein arkivdel (ELEV1) osv.

Bortsetting av arkiv

Ved periodisering skal arkiv frå førre periode settast bort (papirarkiv) eller plasserast i historiske databasar (elektronisk arkiv).

Vi kan likevel velje å ha den/dei gamle arkivdelane tilgjengelege ei tid for søk, så lenge sakshandsamarane har bruk for dei, før vi tek uttrekk og deponerer.[2]

Førebuing og opprydding

I førebuinga av periodisering må vi rydde i den perioden som skal settast vekk.

• Metadata, tittel, osv.
• Filformat – konvertere til rett filformat
• Avskrive journalpostar og avslutte saker
• Avgradere
• Kassasjon
• Sikre at sakshandsamar som har slutta og avdelingar som er utgått er låst
• Antal saker/jp
• Osv.

Lenker

Lenke til arkivverket si rettleiing

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver – Riksarkivaren 2006

Lovheimlar for periodisering

Arkivforskrifta: 
§ 13 Periodisering
§ 17 Overføring av arkiv mellom organ

Riksarkivarens forskrift:
Kapittel 4. Periodisering
Kapittel 3. / § 3-4. Oppbevaring og sikring (bokstav d) 
Kapittel 5. Elektronisk arkivmateriale / Del V. §§ 5-21 - 5-23

Noark-standarden:
Noark 5 versjon 5 - kapittel 6.2 Periodisering (kontrollert tidsskille)

[1] Etter arkivverket minst 4-5 år

[2] Arkivverket: Periodisering