Flyktning og innvandring

Frå 1.1.2023 gjekk Flyktningkontoret over til å bruke Visma Flyktning som sitt saksbehandlingssystem, som har eiga fullelektronisk arkivkjerne.

I tillegg vert noko sakshandsama og arkivert i Acos WebSak., som t.d. melding om busetting av nye flyktningar til kommunenen.

Før 1.1.2023 brukte flyktningkontoret fagsystemet Socio, der det juridiske arkivet er på papir.

Ei saksmappe pr flyktning, eller pr familie

Tittel - Flyktningmappe Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn
Arkivdel - FLYKT - Flyktningarkiv
Sakstype - FLYK
Klassering - SSA
Tilgangkode - F-3

Innhald i arkivdel

Dokumentasjon om busetting og integrering av flyktningar og innvandrarar.

Tilgang til arkivdel

Arkivdelen er tilgangstyrt slik at sakshandsamar på flyktningkontoret, seksjonsleiar og arkiv har tilgang.

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei

Klassifikasjon:	Sensitiv
Lovheimel:	F - Off.lova §13 jf forv.lova §13
Tilgjenge:	Dei som har behov for informasjon for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til mappa.
Integritet:	Flyktningmappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet. I det elektroniske systemet skal det ikkje vere mogleg å fysisk slette eit dokument som er journalført. Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.
Konfidensialitet:	Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teiepliktskjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks brukar.
Behandling	Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.