Sentralt e-postmottak:

Inngåande e-post til sentralt postmottak skal registrerast og journalførast av arkivet dersom den er arkivverdig, sakshandsamarar registrerer sjølv e-post som dei tek imot. E-postførespurnader som blir arkivert, skal handsamast videre som ordinær post.

Papirpost

Skille mellom arkivverdig og ikkje arkivverdig post. Eit dokument er arkivverdig når det er ein del av sakshandsaminga og/eller har verdi som dokumentasjon. Ikkje-arkivverdig post vert fordelt til antatt mottakar, evt. avklar med sakshandsamar. Den arkivverdige posten blir opna, sortert, skanna og fordelt/registrert.

Acos Mottak

Ved oppstart blir det sjekka om det er logga feil på nokon av modulane og om transportnavet køyrer. Ved feil blir mottaksstatusbiletet opna, og statusoversikt for mottak viser med eit utropsteikn dersom importen har feila.
Gå til hovedbiletet og importer dei ulike importjobbane som ligg klare for import.

Kvalitetssikring av journalpostar som er registrert av sakshandsamar (S-status)

E-post: Sakshandsamar skal sjølv arkivere e-post som blir motteke direkte, men arkivet må kvalitetssikre og journalføre e-posten slik at den kjem på offentleg journal. Journalfør ved å endre status frå S til J.

Kvalitetssikring av dokument som er midlertidig registrert av arkivtenesta (M-status)

Journalføring og kvalitetssikring av dokumentproduksjon (E-status og F-status)

Ved kontroll og journalføring av sakshandsamarane sin dokumentproduksjon, vær særleg obs på tittel på journalpost og evt vedlegg, avsendar og evt. skjerming, samt sjekke om sendingar med SvarUt og epost har feila.

Oppfølging av «gamle» journalposter i status R som er eldre enn ein månad

Arkivet skal ha ein kontrollfunksjon i forhold til at journalpostar ikkje blir ståande i status R i altfor lang tid. Det kan vere ulike årsaker til at sakshandsamarane ikkje ferdigstiller journalpostar, men det kan også skuldast at det er gløymt eller at det er feil bruk av systemet.

Kontroll av ufordelte journalpostar

Hent fram journalpost frå kurva ufordelte journalpostar. Sett på rett sakshandsamar og administrativ eining på journalposten dersom den ikkje allereie er journalført.

Sjekke kurven «beskjed til arkivet»

Kvalitetssikring av feil på forsendingar med Svar Ut

Arkivet skal ha ein kontrollfunksjon i forhold til at journalpostar som blir ekspedert via SvarUt ikkje feilar under sending. Bruk kurvene «SvarUt – ekspedering feilet» og «SvarUt – ekspedering lagt i kø»

Vedtaksoppfølging – saksframlegg i status F med vedtakskode 10 eller 60

Når møtesekretær har sett på vedtakskode 10, eller sakshandamar har sett på vedtakskode 60, kan arkivet journalføre saksframlegget.

Ufordelte saker

Dersom ei sak manglar saksansvarleg vil desse hamne i ei oppfølgingskurv hos arkivet etter fem dagar. Arkivet følger då opp og sett saksansvarleg basert på kven som har fått tildelt journalposten.

Kvalitetssikring av saksmapper som er oppretta (status R)

Kontroller at det er rett arkivkode, tittel, avdeling og sakshandamar. Endre status til B (under behandling).

Kvalitetssikring og avslutning av saksmapper som er ferdighandsama

Når det ikkje er forventa fleire dokument i ei arkivsak, skal saksansvarleg sende sak til avslutning ved å nytte funksjonen for dette. Arkivet får deretter saka i kurva avslutt sak. Når kriteria for å avslutte saka er oppfylt, kan arkivtenesta avslutte saka, slik at den får status A.

Kontroller at tittel og arkivkode er rett, samt at evt. kryssreferansar er sett på etter gjeldande rutiner.

Saker som utgår

Arkivmedarbeidarane skal i sine kontrollrutinar følge opp saker som er feiloppretta og som ikkje skal brukast til vidare registrering av dokument. Sakstittel skal endrast til «Utgår», saksstatus til U (saka utgår), flytt saka til arkivdel UTGÅR.

Kontrollere postliste

Arkivet v/arkivleiar har ansvar for å kvalitetssikre postjournalane før dei blir lagt ut på internett. Dette innebærer kontroll med at journalen er ført etter dei krav som blir stilt i lov og forskrift og at personvernet er ivareteke. Inngåande og utgåande post vert publisert to virkedagar etter journalføring.

To tilsette ved arkivtenesta skal dagleg kontrollere dokument som er journalført dagen før. Dokument av type I, U, N, X og S, som er journalført, vil vise på offentleg journal på heimesida vår. Unntak er nokre arkivdelar som ikkje vert publisert. Arkivdel gbnr, plan og møte vert publisert i fulltekst.

• Sjekke dokumenttitlar og vedleggstitlar jf skrivereglar. Gir tittel meining og er den ryddig
• Sjekke om avsendar/mottakarnamn er korrekt skreve
• Sjekk at journalposten er ført på rett saksmappe, mappetyppe, arkivkode og sakshandsamar
• Gjere offentlegheitsvurdering av saksdokumenta inkl. vedlegg, vurder meiroffentlegheit

Vi køyrer Drum og oppdaterer innsynsløysinga med offentleg journal etter 2 dagar. Dei journalførte dokumenta blir då publisert ut på Acos innsyn/kommunen si heimeside.

Sjekk også i innsynsløysinga at alt ser ok ut der like etter at offentleg journal er publisert ut.

Rutine for kva ein gjer om dokument som er unnateke offentlegheit kjem ut på postlista

Så snart ein blir gjort kjent med at det ligg opplysningar på postlista som skal vere unnateke offentlegheit, bør ein vurdere å ta ned innsynsløysinga til ein har fått retta opp i feilen og fått køyrt ny Drum. Ta i så fall kontakt med SSIKT via deira vakttelefon, og be dei om å ta ned innsynsløysinga.

Husk å sjå til at evt. brudd på GDPR blir meldt.

Innsynshandsaming

Kommunen skal utvise meiroffentlegheit. Dette betyr at alle dokument i utgangspunktet skal vere offentlege så lenge det ikkje er heimel i lov for å gjere unntak.

Sakshandsamar og arkiv samarbeider om handsaming av innsynsførespurnader.

Arkivverket - etablere internkontroll for arkiv